KWALIFIKACJE RYNKOWE
WŁĄCZONE DO ZSK
Prowadzenie obsługi biura
Kod kwalifikacji w ZRK: 12696
Podstawa prawna: Obwieszczenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 lipca 2019 r. w sprawie włączenia kwalifikacji rynkowej „Prowadzenie obsługi biura” do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji (M.P. 2019 r. poz. 687 z dnia 17.07.2019 r.).
Co potrafi wykonywać osoba posiadająca tę kwalifikację?
Posiadacz certyfikatu z zakresu prowadzenia obsługi biura:
- jest gotowy do samodzielnego planowania i realizowania zadań administracyjnych i logistycznych związanych z funkcjonowaniem biura;
- wypełnia zadania dotyczące obiegu dokumentów w ramach obowiązującego w przedsiębiorstwie otoczenia formalno-prawnego;
- obsługuje korespondencję, ewidencjonuje przesyłki wychodzące i przychodzące;
- na podstawie wytycznych przygotowuje treść pism i materiałów niezbędnych w pracy biura oraz redaguje je w formie dostosowanej do odbiorców i celu;
- jest przygotowany do obsługiwania interesantów w ramach wyznaczonego przez pracodawcę zakresu obowiązków;
- wykorzystuje zdolności interpersonalne, stosuje zasady savoir-vivre’u oraz dress code’u;
- przyjmuje odpowiedzialność za wykonywane działania zawodowe.
Do kogo adresowana jest kwalifikacja?
Kwalifikacja adresowana jest przede wszystkim do osób:
- dorosłych, które chcą zdobyć nową kwalifikację w krótkim czasie, kluczową z punktu widzenia rynku pracy;
- które posiadają doświadczenie w pracach biurowych i chciałyby je potwierdzić, a tym samym powrócić na rynek pracy;
- które powracają lub wchodzą na rynek pracy, są w wieku 50+ i są wykluczone zawodowo i/lub cyfrowo, są długotrwale bezrobotne albo chcą zdobyć umiejętności, otwierające możliwość pracy w wielu branżach.
Gdzie można znaleźć zatrudnienie?
Posiadacz kwalifikacji może znaleźć zatrudnienie na stanowiskach biurowych w wielu branżach, zarówno w przedsiębiorstwach, instytucjach publicznych czy organizacjach pozarządowych.
Zalecana liczba godzin szkoleniowych
Czas trwania egzaminu teoretycznego (min.)
Czas trwania egzaminu praktycznego (min.) + 10 minut na część ustną na osobę
Koszt brutto (PLN)
Zainteresowany? Zadzwoń!
Informacje o egzaminie
Osoba przystępująca do walidacji musi posiadać kwalifikację pełną na poziomie 3 Polskiej Ramy Kwalifikacji.
Do przeprowadzenia egzaminu potrzebne jest/są:
- stanowisko komputerowe dla kandydata ubiegającego się o nadanie kwalifikacji (jedno stanowisko dla jednego kandydata), wyposażone w pakiet programów biurowych (w szczególności edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do tworzenia prezentacji multimedialnych, program pocztowy, przeglądarkę internetową z dostępem do Internetu);
- sprzęt biurowy wraz z instrukcją obsługi, kopiarkę, drukarkę, skaner, faks (lub urządzenie wielofunkcyjne), niszczarkę, bindownicę, laminarkę, zszywacz, dziurkacz, rozszywacz oraz materiały eksploatacyjne do tych urządzeń;
- inne materiały konieczne do wykonywania zadań, np. formularze wniosków o wydanie zaświadczeń.
- Posiada wykształcenie minimum średnie;
- Posiada znajomość obsługi komputera w zakresie uruchamiania oraz podstawowej obsługi systemu i zainstalowanych aplikacji;
- Posiada umiejętność rozwiązywania problemów w sytuacji trudności z nawiązaniem lub zanikiem połączenia internetowego lub obsługą przeglądarki w zakresie kompatybilności z platformą egzaminacyjną.
Weryfikację efektów uczenia się w części praktycznej prowadzi komisja walidacyjna, składająca się z minimum 2 osób.
Jeden z członków komisji walidacyjnej musi posiadać:
– wykształcenie wyższe;
– minimum pięcioletnie udokumentowane doświadczenie zawodowe bezpośrednio związane z wykonywaniem zadań określonych dla kwalifikacji.
Drugi z członków komisji walidacyjnej musi posiadać:
– wykształcenie wyższe;
– minimum pięcioletnie udokumentowane doświadczenie w przygotowaniu osób uczących się do wykonywania zadań bezpośrednio związanych z kwalifikacją.
Obaj członkowie komisji walidacyjnej:
– stosują kryteria weryfikacji przypisane do efektów uczenia się dla opisywanej kwalifikacji oraz kryteria oceny formalnej i merytorycznej dowodów na posiadanie efektów uczenia się właściwych dla opisywanej kwalifikacji;
– stosują zasady prowadzenia weryfikacji, a także różne metody weryfikacji efektów uczenia się, zgodnie z celami walidacji i zasadami Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji.
Walidacja dla kwalifikacji „Prowadzenie obsługi biura” przeprowadzana jest przez Fundację VCC.
Uczestnicy chcący przystąpić do egzaminu zgłaszają chęć przystąpienia do egzaminu do akredytowanych Akademii Edukacyjnych lub do Fundacji VCC.
1. Metody stosowane w walidacji
Egzamin składa się z dwóch etapów:
- Egzamin teoretyczny (test wiedzy) przeprowadzany jest przy pomocy Systemu Egzaminacyjnego, dostępnego on-line. Egzamin teoretyczny trwa 66 minut, obejmuje 66 pytań testowych jednokrotnego wyboru, wybieranych losowo przez system. Egzamin teoretyczny odbywa się w obecności Operatora Systemu Egzaminacyjnego.
- Egzamin praktyczny przeprowadzają uprawnieni Egzaminatorzy VCC. Proces egzaminowania polega na wykonywaniu praktycznych zadań weryfikujących wszystkie wymagane dla kwalifikacji efekty uczenia się mające wymiar praktycznych umiejętności. Czas trwania części praktycznej to 180 minut + część ustna – 10 minut na osobę. Część praktyczną egzaminu ocenia 2 Egzaminatorów VCC, z których każdy ocenia wykonywane przez uczestników zadania z wykorzystaniem opracowanego przez Fundację VCC arkusza oceny. W części praktycznej dopuszcza się zastosowanie wyłącznie następujących metod walidacji: symulacja i rozmowa z komisją. Umiejętność „Użytkuje urządzenia biurowe” oraz wszystkie umiejętności z Zestawu 3 muszą być weryfikowane symulacją.
Część teoretyczna i praktyczna egzaminu może odbywać się w jednym dniu lub w dwóch różnych terminach.
Certyfikaty potwierdzające kwalifikację wydawane są na podstawie dostarczonych potwierdzeń egzaminu wraz z wynikami potwierdzonymi przez Operatora Systemu Egzaminacyjnego (dla części teoretycznej) i Egzaminatorów (dla części praktycznej). Certyfikat jest wystawiany dla uczestników, którzy uzyskali pozytywny wynik z obu części egzaminu. Certyfikaty są wystawiane w terminie maksymalnie 30 dni od daty egzaminu.
CENA NETTO: 1463,42 PLN
CENA BRUTTO: 1800,00 PLN
Informacje o szkoleniu
1. Obieg dokumentów:
a. rodzaje dokumentów występujących w organizacji,
b. źródła zasad obiegu dokumentów
2. Obsługa maszyn i sprzętów biurowych:
a. podstawowe funkcje urządzeń (bindownica, niszczarka, dziurkacz, laminarka, zszywacz, rozszywacz, faks),
b. wymiana materiałów eksploatacyjnych w urządzeniach biurowych,
c. użycie sprzętów biurowych,
d. naprawa sprzętów biurowych z perspektywy użytkownika.
3. Korespondencja tradycyjna:
a. rodzaje korespondencji,
b. ewidencjonowania przesyłek przychodzących i wychodzących,
c. zasady dystrybucji korespondencji wynikające z instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w danej organizacji,
d. przygotowanie przesyłki do nadania wraz z wymianą informacji umożliwiających jej nadanie.
4. Redakcja tekstów:
a. przygotowanie treści dokumentów biurowych na podstawie wytycznych,
b. rodzaje wypowiedzi pisemnych wykorzystywanych w pracy biurowej,
c. dostosowanie stylu, układu i formy tekstu do odbiorców i celu,
5. Otoczenie formalno-prawne organizacji:
a. pojęcia misji organizacji, struktury i kultury organizacyjnej,
b. główni interesariusze organizacji, w tym klienci wewnętrzni i zewnętrzni, kontrahenci, instytucje otoczenia biznesu oraz omówienie ich znaczenie dla organizacji,
c. charakteryzowanie formy prawnej przedsiębiorstw i instytucji oraz ich głównych organów,
d. zasady pozyskiwania informacji i dokumentów w instytucjach zewnętrznych,
e. druki wymagane przez instytucje publiczne do wydania zaświadczeń,
f. bazy danych instytucji publicznych,
g. zasady ochrony danych osobowych w pracy biurowej, w szczególności ochrona dokumentów i plików zawierających dane osobowe, RODO, itp.
6. Zasady doboru typu ubioru służbowego do okoliczności:
a. typy ubioru służbowego, w tym business formal, business casual, smart casual,
b. zasady dotyczące odpowiedniego dopasowania ubioru do okazji,
c. typ ubioru stosownie do okoliczności.
7. Rozmowa bezpośrednia z interesantem:
a. rodzaje komunikacji (w tym formalna, nieformalna, werbalna, niewerbalna),
b. zasady savoir-vivre’u, w tym zasady tytulatury, pierwszeństwa, stosowania zwrotów grzecznościowych,
c. znaczenie komunikacji werbalnej i niewerbalnej,
d. techniki aktywnego słuchania,
e. rozmowy z interesantem z zastosowaniem zasady savoir-vivre’u, zgodnie z zasadami komunikacji.
8. Rozmowa telefoniczna:
a. oficjalne formy powitania i pożegnania podczas rozmowy telefonicznej,
b. techniki aktywnego słuchania podczas rozmowy telefonicznej,
c. uzyskanie informacji o rozmówcach i celu rozmowy,
d. udzielanie informacji zgodnie z kompetencjami i zakresem obowiązków lub przekazywanie rozmowy do odpowiednich osób/działów według ich kompetencji.
9. Arkusze kalkulacyjne:
a. programy służące do projektowania i wykonywania obliczeń,
b. nowy arkusz,
c. format danych liczbowych,
d. wprowadzanie formuł (w tym suma, średnia, zliczanie)
e. sortowanie i filtrowanie danych,
f. tworzenie wykresów,
g. zapisywanie dokumentu w różnych formatach i jego wydruk.
10. Edytor tekstu:
a. programy do edycji tekstu,
b. nowy dokument i wprowadzanie tekstu,
c. wstawianie i formatowanie obiektów,
d. edycja tekstu,
e. korespondencja seryjna,
f. zapisywanie dokumentu w różnych formatach i jego wydruk.
11. Poczta elektroniczna:
a. programy służące do obsługi poczty elektronicznej,
b. rodzaje adresatów korespondencji elektronicznej (w tym adresaci „do wiadomości” i „do ukrytej wiadomości”),
c. nowy e-mail,
d. wprowadzanie i formatowanie tekstu,
e. dodawanie załączników,
f. wysyłka poczty elektronicznej (w tym ustawianie potwierdzenia odbioru, priorytet oraz kategorii wiadomości),
g. wskazanie odbiorców lub działy w organizacji, do których należy skierować określoną korespondencję elektroniczną,
h. przekazywanie korespondencji elektronicznej do odpowiednich osób/działów według ich kompetencji,
i. kalendarz spotkań, w tym wysyłanie zaproszeń na spotkanie i odpowiadanie na zaproszenia.
12. Przeglądarki i wyszukiwarki internetowe:
a. przeglądarki służące do pozyskiwania informacji z Internetu,
b. funkcje przeglądarek internetowych,
c. wyszukiwanie informacji, stosując metody wyszukiwania informacji w Internecie,
d. tworzenie baz danych, pozyskując i selekcjonując informacje z Internetu,
e. czyszczenie historii wyszukiwania przeglądarki internetowej.
13. Prezentacje multimedialne:
a. programy służące do tworzenia prezentacji multimedialnych,
b. nowa prezentacja według wytycznych,
c. wprowadzanie i formatowanie tekstu,
d. wstawianie i formatowanie obiektu (w tym obraz, tabela, wykres),
e. dobór szablonu do celu prezentacji,
f. zapis dokumentu w różnych formatach i druk gotowej prezentacji.
Wyposażenie pomieszczeń dydaktycznych:
- stanowisko komputerowe dla kandydata wyposażone w pakiet programów biurowych (w szczególności edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do tworzenia prezentacji multimedialnych, program pocztowy, przeglądarkę internetową z dostępem do Internetu);
- sprzęt biurowy wraz z instrukcją obsługi, kopiarkę, drukarkę, skaner, faks (lub urządzenie wielofunkcyjne), niszczarkę, bindownicę, laminarkę, zszywacz, dziurkacz, rozszywacz oraz materiały eksploatacyjne do tych urządzeń;
- inne materiały konieczne do wykonywania zadań, np. formularze wniosków o wydanie zaświadczeń.
- wykształcenie wyższe;
- minimum pięcioletnie udokumentowane doświadczenie w przygotowaniu osób uczących się do wykonywania zadań bezpośrednio związanych z kwalifikacją.
Prowadzenie obsługi biura
Autor: Marta Dajewska, Joanna Godawa, Sebastian Panas
Wydawca: Fundacja VCC
100 zł/brutto
172 stron
Podręcznik „Prowadzenie obsługi biura” adresowany jest w szczególności do osób dorosłych, które chcą zdobyć nową kwalifikację w krótkim czasie, kluczową z punktu widzenia rynku pracy.
Zakres merytoryczny książki jest zbieżny z efektami uczenia się dla kwalifikacji rynkowej włączonej do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji „Prowadzenie obsługi biura”. Publikacja porusza zagadnienia planowania i realizowania zadań administracyjnych i logistycznych związanych z:
– funkcjonowaniem biura;
– wypełnianiem zadań dotyczących obiegu dokumentów w ramach obowiązującego w przedsiębiorstwie otoczenia formalno-prawnego;
– obsługą korespondencji;
– kontaktem z interesantami w ramach wyznaczonego przez pracodawcę zakresu obowiązków;
– stosowaniem zasad savoir-vivre’u oraz dress code’u.
Wzór certyfikatu potwierdzającego uzyskanie kwalifikacji
Certyfikat wydawany bezterminowo.
